Kontakte verknüpfen

Um Beziehungen zwischen Firmen und Einzelkontakten und Firmen und Firmen abzubilden, kannst Du im Widget Ansprechpartner Kontakte miteinander verknüpfen. Du kannst hierbei einer Firma Einzelkontakte oder eine andere Firma zuordnen.

  1. Öffne im Firmenkontakt, dem Du Ansprechpartner zuordnen möchtest den Editiermodus und Suche im Suchfeld nach dem vorhandenen Einzelkontakt oder der Firma.
  2. Wähle den oder die gefundenen Kontakte aus und trage Position und Adresszusatz (z. B. die Abteilung) ein. Sind im Einzelkontakt bereits Position und Adresszusatz eingetragen werden diese Informationen zunächst übernommen. Du kannst diese aber überschreiben ohne, dass dieses Einfluss auf die Einträge beim Einzelkontakt hat.
  3. Schließe das Anlegen der Ansprechpartner mit "Speichern" ab.

In der Detailansicht des Widgets siehst Du jetzt links die Ansprechpartner. Klicke auf den Namen, um im rechten Fenster die Kontaktinformationen anzuzeigen. Klicke auf den Pfeil um zu dem Kontakt zu springen und ggf. Änderungen vorzunehmen.

 


Kontakte für den Import vorbereiten

Der Anfang

Gepflegte Kontakte stellen einen immensen Wissensschatz dar, unterliegen aber auch einer Evolution bzw. einem Alterungsprozess. In der Regel sind nicht mehr alle der häufig mehreren Tausend Büro-Kontakte aktive oder aktuelle Kontakte. Teilweise gibt es einige Kontakte gar nicht mehr.

Somit stellt die Einführung einer zentralen Kontaktverwaltung neben sicherlich viel Arbeit auch eine ungeheure Chance zum "Aufräumen" dar.

 

Wer importiert?

Alle zu importierenden Kontakte sollten bei einer oder maximal zwei Personen zusammenlaufen, die dann die Adressen für den Import aufbereiten.

 

Welche Adressen?

Hier einige Anregungen, wie man einen Import so gestaltet, dass die täglichen Büroarbeiten bewältigt werden, aber auch die Adressen in LIMES.building importiert werden?

Die Fragestellung hierfür lautet: "Welche Adressen sind aktuell unabdingbar?"

  • Du benötigst die aktuellen Auftraggeber.
  • Du benötigst die Kontakte aus derzeitiger Akquise.
  • Du benötigst die Kontakte der laufenden Projekte. Fachplaner, Ämter, TÖB, Gewerke usw.

Somit kann die Arbeit auch auf das Team verteilt werden. Es hat sich bewährt, dass innerhalb des Projektteams eine Beteiligtenliste erstellt und an den Hauptbearbeiter geleitet wird. Noch besser für das Handling sind zwei Listen.

  1. Alle an der Planung beteiligten.
  2. Alle Gewerke.

Eine weitere Orientierung können dann z. B. die Kontakte aus der letzten Weihnachtspost o. Ä. sein.

 

Muss alles auf einmal importiert werden?

In LIMES.building können beliebig viele Kontaktimporte stattfinden und fehlerhafte Importe selektiv gelöscht werden. Somit können die Kontakte auch in kleinen Blöcken, z. B. nach Bauherren, Fachplanern, Gewerken oder aber auch nach Buchstabenbereichen importiert werden.

 

Wie der Import funktioniert und eine Mustertabelle findest Du in diesem Artikel.

 


Kontakte importieren

Adressen (oder besser Kontakte) sind für jeden Planer ein zentrales Element des täglichen Arbeitens. Der Bauherr verlässt sich auf Deine Empfehlungen, Du hast Dir über Jahre eine Netzwerk an Planungspartnern aufgebaut und weißt wer für welche Aufgabe am besten geeignet ist. Diese bewerteten Kontakte sollen natürlich für alle zentral in LIMES.building hinterlegt werden, damit es nicht zur gefürchteten "Adresstauschbörse" oder sogar dem Verlust diese Wissensschatzes kommt, da er nur lokal gesichert ist oder die Bewertung nur im Kopf eines Kollegen "gespeichert" ist.

 

Aufbau der Importtabelle

Du kannst natürlich alle Kontakte manuell anlegen, einfacher ist es aber über den Import. Wie du deine Kontakte für den Import vorbereitest, erfährst du im Artikel "Kontakte für den Import vorbereiten".

Um Kontakte zu importieren oder einen Import zu löschen, brauchst du Administrator-Rechte.

In der Kontaktliste importierst Du über den Befehl CSV Import Deine Kontakte in LIMES.building. Wir haben eine Demo-CSV-Tabelle vorbereitet. Es sind alle unterstützten Felder hinterlegt und die Spaltenköpfe korrekt für die Konvertierung in die Adress-Label angelegt. *

 

Tabelle laden

 

Spalten, die einen nicht unterstützten Namen haben, erhalten das Label Andere. Eine Ausnahme ist die E-Mail, hier wird das Label Privat vergeben.

Wenn Du eine direkte Zuweisung zu einem Label erhalten möchtest, trennst Du das unterstütze Label mit einem Doppelpunkt ab, z. B. Straße:Firma

Hier findest Du eine Übersicht über die Label in den jeweiligen Rubriken:

 

Anschrift (Straße, Straße 2, PLZ, Ort, Land)

  • Firma
  • Privat
  • Haus
  • Post
  • Arbeit
  • Andere

Telefon

  • Privat
  • Arbeit
  • Zentrale
  • Mobil
  • Fax
  • Andere

*Label: z. B. bei Privat oder Firma bei einer Anschrift.

 

Import

Nachdem du im Import-Dialog dem jeweiligen Import einen eindeutigen Namen** (Wir empfehlen: Datum, Zeit und Buchstabenbereich, z. B. 181109_1201_A) gegeben hast, wählst Du die Datei aus. Nach einem Klick auf den Pfeil werden Dir in den nachfolgenden Slides, die Quell- und Zielfeld Zuordnungen angezeigt. So intelligent unser Code hier auch ist, es gilt der alte Spruch: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Du kannst ein Quellfeld auch von einem Import ausschließen, indem Du links in dem Pulldown-Menü den letzten Eintrag - wählst.

Am Ende kannst Du auswählen ob Du sicherheitshalber erstmal einen Testimport durchführen möchtest (hier werden nur die ersten 5 Kontakte importiert) oder alle Kontakte. Nach erfolgtem Import kannst Du die Kontakte direkt anzeigen lassen.

**Im nächsten Absatz erklären wir Dir warum das wichtig ist!

 

Import löschen

Fehler passieren und ein Adressimport bedeutet immer viel Arbeit. Am Ende steht und fällt alles mit der Quelltabelle. Manchmal ist es nur ein kleiner Schreibfehler und Du hast ein Ergebnis, dass Du so nicht haben möchtest. Jetzt kommt der eindeutige Importname zum Tragen.

In der Kontaktliste wählst Du den Befehl Import löschen. Im Pulldown-Menü werden Dir alle Importe angezeigt. Wähle den Import, den Du löschen möchtest. Danach kannst Du Deine Quelltabelle überarbeiten und erneut importieren.

 


Mehrfachauswahl

"Wie war nochmal das Tastenkürzel"?

Du möchtest zwei Projekte vergleichen oder mehrere Kontakte parallel anzeigen? Dafür brauchst Du bei uns kein Tastenkürzel, sondern benutzt in den Listenansichten die Mehrfachauswahl.

 

Du aktivierst alle Daten, die Du angezeigt haben möchtest. Die ersten 5 werden Dir direkt in der rechten Spalte untereinander angezeigt.

 

Alternativ wählst Du die Daten, die Du NICHT in der Auswahl angezeigt haben möchtest und klickst anschließend das Icon für "Auswahl umkehren".

 

In der Detailansicht siehst Du alle vorhandenen Informationen. Über die Tabs in der Kopfleiste wechselst Du einfach zwischen den Daten.

 


Planübergaben dokumentieren

Hat Firma XYZ eigentlich den Plan bekommen?

Egal ob per E-Mail, Brief, Fax, Übergabe, Dropbox. Dokumentiere alle Übergaben der einzelnen Planstände an Deine Kontakte, die Du nicht über das LIMES.portal geteilt hast.

Dokumentation der Übergabe mehrerer Pläne an mehrere Kontakte

  1. Zur Dokumentation öffnest Du die Planliste eines Projekts.
  2. Wähle alle Pläne aus, deren Übergabe Du dokumentieren möchtest.
  3. Anschließend klickst Du auf das "Teilen-Icon".
  4. Wähle die Option "Versand dokumentieren".
  5. Es öffnet sich der Dialog. Im folgenden Schema zeigen wir Dir die Funktionen innerhalb des Dialogs. Dieses Image findest Du auch wenn Du im ersten Dialogfenster auf den Pfeil nach links klickst.

 

Du bestimmst hier die Art der Übergabe. Beim ersten Mal gibst Du eine Übergabeart ein (z. B. Brief oder E-Mail). Beim nächsten Mal werden Dir diese Begriffe zur Auswahl angeboten. Danach suchst Du die Kontakte oder wählst den Verteiler, an die Du die Pläne verteilt hast.

 

Im letzten Fenster des Dialogs werden Dir die Dateitypen angezeigt, die in Deiner Planauswahl vorhanden sind. Hier kannst Du definieren, dass Du z. B. nur alle PDF-Dateien oder dem PDF entsprechende Pläne übergeben hast. Du kannst aber in jedem Plan auch die anderen Dateitypen, wie z. B. ein DWG an- oder abwählen.

 

Mit Klick auf OK ist die Übergabe des aktuellen Planstands im Widget Planempfänger dokumentiert.

 


Zugriffsrechte zuweisen

Nicht jeder Mitarbeiter soll alle Instanzen des Administrationsbereichs sehen. Das ist üblicherweise dem Büroinhaber und ggf. Assistenzen und der Büroleitung vorbehalten.

Im Pfad "Administration > Benutzer > Account", sowie "Administration > Mitarbeiter > Account" weist Du deshalb jedem Mitarbeiter die Zugriffsrechte „Administrator“ oder „Benutzer“ zu. Diese Rolle steuert die Sichtbarkeiten innerhalb des Bereichs "Administration".

Jeder Mitarbeiter, der administrative Büroaufgaben (Mitarbeiter anlegen, Standorte verwalten, ...) wahrnimmt, erhält das Recht Administrator. Alle anderen Mitarbeiter erhalten das Recht Benutzer.

Standardmäßig erhalten alle neu angelegten Mitarbeiter das Recht Benutzer. Der erste angelegte User der im Programm angemeldet wird (entsprechend den Logindaten, die Du von uns erhalten hast), hat automatisch Administrator-Rechte.


Mit Schlagwörtern strukturieren

Schlagwörter schaffen Ordnung ohne eine hierarchische Struktur. Zusätzlich zu den objektiven Attributen, wie z.B. Name, Straße, Ort beispielsweise eines Kontakts, vergibst Du subjektive Attribute. Zu welchem Kreis gehört dieser Kontakt? Welche Rollen bekleidet er im Büro-Kontext? Was bietet eine Firma als Dienstleistung an? In welchem Kilometerumkreis arbeitet ein Handwerksbetrieb?

 

Globale Schlagwörter und Lokale Schlagwörter

Globale Schlagwörter werden Programmweit gesetzt - können also egal in welchem Bereich, Du dich gerade befindest aufgerufen werden.

Lokale Schlagwörter gelten bei Projekten für alle Ebenen eines bestimmten Projekts, aber nicht darüber hinaus. Bei Kontakten sogar nur für den einen Kontakt.

 

Schlagwörter vergeben

Fange an in die Schlagwortzeile zu tippen und bestätige mit der Enter-Taste. Hast Du bereits Schlagworte vergeben, erhältst Du von LIMES.building Vorschläge, die zur bisherigen Tastatur-Eingabe passen. Die Schlagwortliste verkürzt sich automatisch, ein bereits vergebenes Schlagwörter wird nicht noch einmal vorgeschlagen.

Setze so viele Schlagwörter, wie Du brauchst.

 

Schlagwörter ändern

Möchtest Du einen bereits vergebenen Begriff ändern oder einen Fehler korrigieren? Klicke per Doppelklick in das entsprechende Schlagwort. Wenn der Cursor erscheint, nehme die Änderung vor. Das Schlagwort wird jetzt in jedem Vorkommen innerhalb von LIMES building geändert.

 

Schlagwort löschen

Hast Du ein Schlagwort versehentlich gesetzt? Aktiviere das Schlagwort und klicke auf das X-Symbol zum Löschen.

 


FAQ

Das Schlagwort taucht nicht mehr in der Vorschlagsliste auf

Das Schlagwort bleibt so lange in der Vorschlagsliste, wie es innerhalb von LIMES.building verwendet wird. Wird das Schlagwort nicht mehr benutzt, taucht es nicht mehr in der Liste auf.