Kontakte für den Import vorbereiten

Der Anfang

Gepflegte Kontakte stellen einen immensen Wissensschatz dar, unterliegen aber auch einer Evolution bzw. einem Alterungsprozess. In der Regel sind nicht mehr alle der häufig mehreren Tausend Büro-Kontakte aktive oder aktuelle Kontakte. Teilweise gibt es einige Kontakte gar nicht mehr.

Somit stellt die Einführung einer zentralen Kontaktverwaltung neben sicherlich viel Arbeit auch eine ungeheure Chance zum "Aufräumen" dar.

 

Wer importiert?

Alle zu importierenden Kontakte sollten bei einer oder maximal zwei Personen zusammenlaufen, die dann die Adressen für den Import aufbereiten.

 

Welche Adressen?

Hier einige Anregungen, wie man einen Import so gestaltet, dass die täglichen Büroarbeiten bewältigt werden, aber auch die Adressen in LIMES.building importiert werden?

Die Fragestellung hierfür lautet: "Welche Adressen sind aktuell unabdingbar?"

  • Du benötigst die aktuellen Auftraggeber.
  • Du benötigst die Kontakte aus derzeitiger Akquise.
  • Du benötigst die Kontakte der laufenden Projekte. Fachplaner, Ämter, TÖB, Gewerke usw.

Somit kann die Arbeit auch auf das Team verteilt werden. Es hat sich bewährt, dass innerhalb des Projektteams eine Beteiligtenliste erstellt und an den Hauptbearbeiter geleitet wird. Noch besser für das Handling sind zwei Listen.

  1. Alle an der Planung beteiligten.
  2. Alle Gewerke.

Eine weitere Orientierung können dann z. B. die Kontakte aus der letzten Weihnachtspost o. Ä. sein.

 

Muss alles auf einmal importiert werden?

In LIMES.building können beliebig viele Kontaktimporte stattfinden und fehlerhafte Importe selektiv gelöscht werden. Somit können die Kontakte auch in kleinen Blöcken, z. B. nach Bauherren, Fachplanern, Gewerken oder aber auch nach Buchstabenbereichen importiert werden.

 

Wie der Import funktioniert und eine Mustertabelle findest Du in diesem Artikel.

 


Kontakte importieren

Adressen (oder besser Kontakte) sind für jeden Planer ein zentrales Element des täglichen Arbeitens. Der Bauherr verlässt sich auf Deine Empfehlungen, Du hast Dir über Jahre eine Netzwerk an Planungspartnern aufgebaut und weißt wer für welche Aufgabe am besten geeignet ist. Diese bewerteten Kontakte sollen natürlich für alle zentral in LIMES.building hinterlegt werden, damit es nicht zur gefürchteten "Adresstauschbörse" oder sogar dem Verlust diese Wissensschatzes kommt, da er nur lokal gesichert ist oder die Bewertung nur im Kopf eines Kollegen "gespeichert" ist.

 

Aufbau der Importtabelle

Du kannst natürlich alle Kontakte manuell anlegen, einfacher ist es aber über den Import. Wie du deine Kontakte für den Import vorbereitest, erfährst du im Artikel "Kontakte für den Import vorbereiten".

Um Kontakte zu importieren oder einen Import zu löschen, brauchst du Administrator-Rechte.

In der Kontaktliste importierst Du über den Befehl CSV Import Deine Kontakte in LIMES.building. Wir haben eine Demo-CSV-Tabelle vorbereitet. Es sind alle unterstützten Felder hinterlegt und die Spaltenköpfe korrekt für die Konvertierung in die Adress-Label angelegt. *

 

Tabelle laden

 

Spalten, die einen nicht unterstützten Namen haben, erhalten das Label Andere. Eine Ausnahme ist die E-Mail, hier wird das Label Privat vergeben.

Wenn Du eine direkte Zuweisung zu einem Label erhalten möchtest, trennst Du das unterstütze Label mit einem Doppelpunkt ab, z. B. Straße:Firma

Hier findest Du eine Übersicht über die Label in den jeweiligen Rubriken:

 

Anschrift (Straße, Straße 2, PLZ, Ort, Land)

  • Firma
  • Privat
  • Haus
  • Post
  • Arbeit
  • Andere

Telefon

  • Privat
  • Arbeit
  • Zentrale
  • Mobil
  • Fax
  • Andere

*Label: z. B. bei Privat oder Firma bei einer Anschrift.

 

Import

Nachdem du im Import-Dialog dem jeweiligen Import einen eindeutigen Namen** (Wir empfehlen: Datum, Zeit und Buchstabenbereich, z. B. 181109_1201_A) gegeben hast, wählst Du die Datei aus. Nach einem Klick auf den Pfeil werden Dir in den nachfolgenden Slides, die Quell- und Zielfeld Zuordnungen angezeigt. So intelligent unser Code hier auch ist, es gilt der alte Spruch: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Du kannst ein Quellfeld auch von einem Import ausschließen, indem Du links in dem Pulldown-Menü den letzten Eintrag - wählst.

Am Ende kannst Du auswählen ob Du sicherheitshalber erstmal einen Testimport durchführen möchtest (hier werden nur die ersten 5 Kontakte importiert) oder alle Kontakte. Nach erfolgtem Import kannst Du die Kontakte direkt anzeigen lassen.

**Im nächsten Absatz erklären wir Dir warum das wichtig ist!

 

Import löschen

Fehler passieren und ein Adressimport bedeutet immer viel Arbeit. Am Ende steht und fällt alles mit der Quelltabelle. Manchmal ist es nur ein kleiner Schreibfehler und Du hast ein Ergebnis, dass Du so nicht haben möchtest. Jetzt kommt der eindeutige Importname zum Tragen.

In der Kontaktliste wählst Du den Befehl Import löschen. Im Pulldown-Menü werden Dir alle Importe angezeigt. Wähle den Import, den Du löschen möchtest. Danach kannst Du Deine Quelltabelle überarbeiten und erneut importieren.