Pläne teilen

Heutzutage wird geshared. Der Versand eines Plans über eine E-Mail führt schnell zu sehr hohem E-Mail-Datenaufkommen und viel Unklarheit. Die E-Mails werden in der Regel lokal versendet, so dass andere Kollegen nicht wissen, ob ein Plan versendet wurde. Einige Empfänger können nur kleine Dateinanhänge empfangen oder das Postfach ist voll. Und dann ist immer noch unklar, ob die Mail geöffnet wurde.

Die einfachste Art um proaktiv zu bleiben und Pläne ohne großes Datenvolumen an die jeweiligen Verteiler zu übergeben ist das LIMES.portal!

Mit wenigen Klicks wählst Du die Pläne und die Verteilergruppen aus und hast Deine Pläne geteilt. Und das für alle im internen Team erkennbar.

Der Empfänger Deines Plans muss als Kontakt angelegt sein. Hast Du feste Verteiler an die Pläne geteilt werden, empfiehlt sich das Anlegen von Verteilergruppen im Projekt.

Pläne bereitstellen

  1. Suche (Schnellsuche, Bezeichnung oder nach Schlagworten) und Auswahl der Pläne.
  2. Klicke auf das Teilen-Icon.
  3. Die Option „LIMES.portal“ muss aktiviert sein.
  4. Beim ersten Teilen wird der Name des eigenen Büros angegeben.
  5. Sind Verteilergruppen angelegt, werden Sie Dir angezeigt. Mit Klick auf eine Gruppe werden Dir alle zugeordneten Kontakte angezeigt. Diese werden einzeln oder durch Klick auf „Alle Datensätze übernehmen“ komplett übernommen. Alternativ oder ergänzend suchst Du Kontakte über das Lupen-Icon.
  6. Ändere ggf. die E-Mail-Adresse des Empfängers.
  7. Im nächsten Schritt definierst Du global oder für jeden Plan einzeln, ob alle hinterlegten Plandateien geteilt werden sollen oder nur solche mit einer bestimmten Dateiendung (z. B. nur PDF teilen, aber DWG nicht).
  8. Abschließend schreibst Du den Empfängern noch eine Notiz bzw. Nachricht zur Freigabe.
  9. Mit Klick auf „OK“ schließt Du die Freigabe ab.

Der Empfänger bekommt automatische eine E-Mail-Benachrichtigung, dass Pläne im LIMES.portal freigegeben wurden. Sofern er sich das erste mal über den Link in der E-Mail anmeldet, wird er durch einen kurzen Verifizierungsprozess geführt. Bei allen späteren Anmeldungen braucht er nur noch sein Passwort eingeben.

Auf dem selben Weg kannst Du auch Pläne anderen Teammitgliedern bereitstellen, die z. B. auf der Baustelle dringend einen Plan zur Ansicht benötigen.

Was passiert wenn der Empfänger die Pläne ansieht oder herunter lädt?

Der Empfänger bekommt die Freigaben nach Projekten sortiert, angezeigt. Für jede Freigabe können die Pläne einzeln oder als Ganzes heruntergelassen werden. Außerdem können die Pläne innheralb von LIMES.portal mit einem Viewer ansehen werden.

Zum Herunterladen wird der Downloadpfeil geklickt. Die bereits geladenen Dateien werden anschließend grau angezeigt.

Zum Ansehen wird auf den Dateinamen geklickt. Sofern es sich um ein Bildformat oder PDF handelt, wird der Plan in einem Viewer angezeigt.

Der Mitarbeiter im Büro bekommt ein direktes Feedback, ob der Plan angesehen oder heruntergeladen wurde.

Im Widget Planempfänger wird angezeigt, ob ein Plan hochgeladen (blauer Pfeil), angesehen (oranges Auge) oder heruntergeladen (grüner Pfeil) wurde.

Verteilergruppen

Wenn Du für das Teilen von Plänen mit relativ festen Verteilern arbeitest, empfiehlt sich das Anlegen von Verteilergruppen im Projekt. Du kannst beliebig viele Gruppen anlegen.
Wie Du Verteilergruppen anlegst, erfährst Du hier.