Kontakte für den Import vorbereiten

Der Anfang

Gepflegte Kontakte stellen einen immensen Wissensschatz dar, unterliegen aber auch einer Evolution bzw. einem Alterungsprozess. In der Regel sind nicht mehr alle der häufig mehreren Tausend Büro-Kontakte aktive oder aktuelle Kontakte. Teilweise gibt es einige Kontakte gar nicht mehr.

Somit stellt die Einführung einer zentralen Kontaktverwaltung neben sicherlich viel Arbeit auch eine ungeheure Chance zum „Aufräumen“ dar.

 

Wer importiert?

Alle zu importierenden Kontakte sollten bei einer oder maximal zwei Personen zusammenlaufen, die dann die Adressen für den Import aufbereiten.

 

Welche Adressen?

Hier einige Anregungen, wie man einen Import so gestaltet, dass die täglichen Büroarbeiten bewältigt werden, aber auch die Adressen in LIMES.building importiert werden?

Die Fragestellung hierfür lautet: „Welche Adressen sind aktuell unabdingbar?“

  • Du benötigst die aktuellen Auftraggeber.
  • Du benötigst die Kontakte aus derzeitiger Akquise.
  • Du benötigst die Kontakte der laufenden Projekte. Fachplaner, Ämter, TÖB, Gewerke usw.

Somit kann die Arbeit auch auf das Team verteilt werden. Es hat sich bewährt, dass innerhalb des Projektteams eine Beteiligtenliste erstellt und an den Hauptbearbeiter geleitet wird. Noch besser für das Handling sind zwei Listen.

  1. Alle an der Planung beteiligten.
  2. Alle Gewerke.

Eine weitere Orientierung können dann z. B. die Kontakte aus der letzten Weihnachtspost o. Ä. sein.

 

Muss alles auf einmal importiert werden?

In LIMES.building können beliebig viele Kontaktimporte stattfinden und fehlerhafte Importe selektiv gelöscht werden. Somit können die Kontakte auch in kleinen Blöcken, z. B. nach Bauherren, Fachplanern, Gewerken oder aber auch nach Buchstabenbereichen importiert werden.

 

Wie der Import funktioniert und eine Mustertabelle findest Du in diesem Artikel.