Begrüßungsdialog

Um Dir den Einstieg zu erleichtern, erscheint nach Deinem ersten Login ein Begrüßungsdialog. Aus diesem heraus springst Du über die Buttons direkt zu den vorgeschlagenen Bereichen, um dort Eingaben zu machen. Gehst Du auf das Dashboard zurück, geht der Dialog an der Stelle weiter, wo du ihn verlassen hast.

Erst durch Klick auf Beenden schließt sich das Fenster endgültig.

Hast Du den Dialog versehentlich geschlossen oder möchtest ihn später wieder aufrufen, klicke im Dashboard auf das Info-Icon und wähle den Befehl Begrüßungsdialog noch einmal aufrufen.


Mit Kontakten arbeiten

Adresse in Google Maps anzeigen

Google Icon: Klicke auf das Icon im Adresslabel um die Anschrift direkt in Deinem Browser in GoogleMaps anzuzeigen.

Anrufen

Telefonhörer-Icon: Klicke auf das Icon im Telefonlabel um die Telefonnummer anzurufen. Unter Windows wirst Du evtl. Gefragt mit welcher Software Du den Anruf durchführen möchtest. Wenn Du eine Telefonanlage mit TAPI-Client hast, der auf Deinem Rechner installiert ist, wähle diesen aus und die Nummer direkt aus LIMES.building mit Deiner Telefonanlage anzurufen.

Auf dem Mac wird standardmäßig Facetime zum Durchführen des Anrufs gestartet.

E-Mail schreiben

Brief-Icon: Klicke auf das Icon im E-Mail-Label um dem Kontakt über Dein Standard-E-Mail-Programm eine Mail zu schreiben.


Kontakte verknüpfen

Um Beziehungen zwischen Firmen und Einzelkontakten und Firmen und Firmen abzubilden, kannst Du im Widget Ansprechpartner Kontakte miteinander verknüpfen. Du kannst hierbei einer Firma Einzelkontakte oder eine andere Firma zuordnen.

  1. Öffne im Firmenkontakt, dem Du Ansprechpartner zuordnen möchtest den Editiermodus und Suche im Suchfeld nach dem vorhandenen Einzelkontakt oder der Firma.
  2. Wähle den oder die gefundenen Kontakte aus und trage Position und Adresszusatz (z. B. die Abteilung) ein. Sind im Einzelkontakt bereits Position und Adresszusatz eingetragen werden diese Informationen zunächst übernommen. Du kannst diese aber überschreiben ohne, dass dieses Einfluss auf die Einträge beim Einzelkontakt hat.
  3. Schließe das Anlegen der Ansprechpartner mit "Speichern" ab.

In der Detailansicht des Widgets siehst Du jetzt links die Ansprechpartner. Klicke auf den Namen, um im rechten Fenster die Kontaktinformationen anzuzeigen. Klicke auf den Pfeil um zu dem Kontakt zu springen und ggf. Änderungen vorzunehmen.

 


Kontakte - Artikelübersicht

KONTAKTE VORBEREITEN

Bestehende Kontakte für den Import auswählen und vorbereiten.

 

KONTAKTE IMPORTIEREN

Aufbau der Importtabelle mit Mustervorlage und Import durchführen.

 

KONTAKTE VERKNÜPFEN

Abbilden von Beziehungen, wie z. B. Ansprechpartner einer Firma.

 

MIT KONTAKTEN ARBEITEN

Benutzen der Direkt-Links zu GoogleMaps, Anrufen und Email schreiben.

 


Mitarbeiter - Artikelübersicht

INTERNER BENUTZER

Das Büroteam mit Namen, Kürzel, Lizenzen und Zugriffsrechten anlegen.

 

EXTERNER BENUTZER

Einen externen Projektmitarbeiter mit Upload-Zugang zu den Projektplänen anlegen.


Interner Benutzer

Mitarbeiter anlegen

Um ein Mitglied Deines Büroteams anzulegen, klickst Du im Bereich Mitarbeiter auf das Plus-Icon in der Liste.

Mache im Dialog alle Angaben zu:

  1. Vorname
  2. Nachname
  3. Kürzel
  4. Gültige E-Mail Adresse
  5. Standort (den Standort, also eine Zweigniederlassung kannst Du auch später noch ändern)
  6. Zugriffsrechte
  7. Schließe den Dialog mit OK ab.

Zum benutzen von LIMES.building wird die LIMES-App auf dem Benutzerrechner installiert. Der Mitarbeiter meldet sich dann mit der hinterlegten E-Mail-Adresse an. Im Anschluss wird ein Verifikationsprozess durchlaufen, indem der Benutzer dann sein eigenes, mindestens 8-stelliges Passwort vergibt.

Sofern dem Mitarbeiter noch keine Lizenz zugewiesen wurde, kann er sich zwar in LIMES.building anmelden, aber noch nichts weiter im Programm sehen oder tun.

 

Lizenz zuweisen

  1. Stelle im Bereich Lizenzen sicher, dass ausreichend Lizenzen für Deine Mitarbeiter vorhanden sind. Führe hierfür die Schnellsuche Lizenz ohne Benutzer im Bereich Lizenzen aus.
  2. Suche und wähle den Mitarbeiter aus, der eine Lizenz erhalten soll.
  3. Klicke auf den Stift im Widget Account um den Editier-Modus zu öffnen.
  4. Wähle bei Lizenz eine Lizenz aus dem Pool aus.
  5. Speichere die Änderung.

 

Lizenz entziehen 

  1. Suche und wähle den Mitarbeiter aus, dem eine Lizenz entzogen werden soll.
  2. Klicke auf den Stift im Widget Account um den Editier-Modus zu öffnen.
  3. Wähle bei Lizenz "Lizenz entziehen" aus.
  4. Speichere die Änderung.

 


Kontakte importieren

Adressen (oder besser Kontakte) sind für jeden Planer ein zentrales Element des täglichen Arbeitens. Der Bauherr verlässt sich auf Deine Empfehlungen, Du hast Dir über Jahre eine Netzwerk an Planungspartnern aufgebaut und weißt wer für welche Aufgabe am besten geeignet ist. Diese bewerteten Kontakte sollen natürlich für alle zentral in LIMES.building hinterlegt werden, damit es nicht zur gefürchteten "Adresstauschbörse" oder sogar dem Verlust diese Wissensschatzes kommt, da er nur lokal gesichert ist oder die Bewertung nur im Kopf eines Kollegen "gespeichert" ist.

 

Aufbau der Importtabelle

Du kannst natürlich alle Kontakte manuell anlegen, einfacher ist es aber über den Import. Wie du deine Kontakte für den Import vorbereitest, erfährst du im Artikel "Kontakte für den Import vorbereiten".

Um Kontakte zu importieren oder einen Import zu löschen, brauchst du Administrator-Rechte.

In der Kontaktliste importierst Du über den Befehl CSV Import Deine Kontakte in LIMES.building. Wir haben eine Demo-CSV-Tabelle vorbereitet. Es sind alle unterstützten Felder hinterlegt und die Spaltenköpfe korrekt für die Konvertierung in die Adress-Label angelegt. *

 

Tabelle laden

 

Spalten, die einen nicht unterstützten Namen haben, erhalten das Label Andere. Eine Ausnahme ist die E-Mail, hier wird das Label Privat vergeben.

Wenn Du eine direkte Zuweisung zu einem Label erhalten möchtest, trennst Du das unterstütze Label mit einem Doppelpunkt ab, z. B. Straße:Firma

Hier findest Du eine Übersicht über die Label in den jeweiligen Rubriken:

 

Anschrift (Straße, Straße 2, PLZ, Ort, Land)

  • Firma
  • Privat
  • Haus
  • Post
  • Arbeit
  • Andere

Telefon

  • Privat
  • Arbeit
  • Zentrale
  • Mobil
  • Fax
  • Andere

*Label: z. B. bei Privat oder Firma bei einer Anschrift.

 

Import

Nachdem du im Import-Dialog dem jeweiligen Import einen eindeutigen Namen** (Wir empfehlen: Datum, Zeit und Buchstabenbereich, z. B. 181109_1201_A) gegeben hast, wählst Du die Datei aus. Nach einem Klick auf den Pfeil werden Dir in den nachfolgenden Slides, die Quell- und Zielfeld Zuordnungen angezeigt. So intelligent unser Code hier auch ist, es gilt der alte Spruch: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Du kannst ein Quellfeld auch von einem Import ausschließen, indem Du links in dem Pulldown-Menü den letzten Eintrag - wählst.

Am Ende kannst Du auswählen ob Du sicherheitshalber erstmal einen Testimport durchführen möchtest (hier werden nur die ersten 5 Kontakte importiert) oder alle Kontakte. Nach erfolgtem Import kannst Du die Kontakte direkt anzeigen lassen.

**Im nächsten Absatz erklären wir Dir warum das wichtig ist!

 

Import löschen

Fehler passieren und ein Adressimport bedeutet immer viel Arbeit. Am Ende steht und fällt alles mit der Quelltabelle. Manchmal ist es nur ein kleiner Schreibfehler und Du hast ein Ergebnis, dass Du so nicht haben möchtest. Jetzt kommt der eindeutige Importname zum Tragen.

In der Kontaktliste wählst Du den Befehl Import löschen. Im Pulldown-Menü werden Dir alle Importe angezeigt. Wähle den Import, den Du löschen möchtest. Danach kannst Du Deine Quelltabelle überarbeiten und erneut importieren.

 


Mehrfachauswahl

"Wie war nochmal das Tastenkürzel"?

Du möchtest zwei Projekte vergleichen oder mehrere Kontakte parallel anzeigen? Dafür brauchst Du bei uns kein Tastenkürzel, sondern benutzt in den Listenansichten die Mehrfachauswahl.

 

Du aktivierst alle Daten, die Du angezeigt haben möchtest. Die ersten 5 werden Dir direkt in der rechten Spalte untereinander angezeigt.

 

Alternativ wählst Du die Daten, die Du NICHT in der Auswahl angezeigt haben möchtest und klickst anschließend das Icon für "Auswahl umkehren".

 

In der Detailansicht siehst Du alle vorhandenen Informationen. Über die Tabs in der Kopfleiste wechselst Du einfach zwischen den Daten.

 


Zugriffsrechte zuweisen

Nicht jeder Mitarbeiter soll alle Instanzen des Administrationsbereichs sehen. Das ist üblicherweise dem Büroinhaber und ggf. Assistenzen und der Büroleitung vorbehalten.

Im Pfad "Administration > Benutzer > Account", sowie "Administration > Mitarbeiter > Account" weist Du deshalb jedem Mitarbeiter die Zugriffsrechte „Administrator“ oder „Benutzer“ zu. Diese Rolle steuert die Sichtbarkeiten innerhalb des Bereichs "Administration".

Jeder Mitarbeiter, der administrative Büroaufgaben (Mitarbeiter anlegen, Standorte verwalten, ...) wahrnimmt, erhält das Recht Administrator. Alle anderen Mitarbeiter erhalten das Recht Benutzer.

Standardmäßig erhalten alle neu angelegten Mitarbeiter das Recht Benutzer. Der erste angelegte User der im Programm angemeldet wird (entsprechend den Logindaten, die Du von uns erhalten hast), hat automatisch Administrator-Rechte.


Ich bin der Administrator: Was muss ich beachten?

LIMES.building ist eine Public Cloud-Anwendung.

Die LIMES.building App muss auf jedem Rechner/Laptop installiert werden. Diese App wartet sich selbst, d.h. als Administrator hast Du hier keinen Aufwand. Gibt es ein Update, wird es automatisch beim Start geladen und installiert.

Um auf die Bürodaten zuzugreifen braucht es natürlich eine Internetverbindung*.

Die Domain Kundennummer.limes.rocks die von uns bereitgestellt wird, muss erreichbar sein. Außerdem müssen die Ports 80 und 443 erreichbar sein.

 

*Wir investieren viel Entwicklungszeit in die Performance und Ladezeiten, aber natürlich hat die Bandbreite des Büros und die Anzahl der Mitarbeiter, die sich diese Bandbreite teilen, einen Einfluss auf die Gesamt-Performance. Hier gilt der Grundsatz – je schneller, desto besser.

 


 

FAQ

Kann ich auch über mein Tablet oder Smartphone arbeiten?

Zur Zeit geht das noch nicht, aber hey, wir programmieren eine moderne Cloud-Lösung. Und wir arbeiten am Chiemsee. Das ist vor den Bergen und nicht dahinter!

 


Mit Schlagwörtern strukturieren

Schlagwörter schaffen Ordnung ohne eine hierarchische Struktur. Zusätzlich zu den objektiven Attributen, wie z.B. Name, Straße, Ort beispielsweise eines Kontakts, vergibst Du subjektive Attribute. Zu welchem Kreis gehört dieser Kontakt? Welche Rollen bekleidet er im Büro-Kontext? Was bietet eine Firma als Dienstleistung an? In welchem Kilometerumkreis arbeitet ein Handwerksbetrieb?

 

Globale Schlagwörter und Lokale Schlagwörter

Globale Schlagwörter werden Programmweit gesetzt - können also egal in welchem Bereich, Du dich gerade befindest aufgerufen werden.

Lokale Schlagwörter gelten bei Projekten für alle Ebenen eines bestimmten Projekts, aber nicht darüber hinaus. Bei Kontakten sogar nur für den einen Kontakt.

 

Schlagwörter vergeben

Fange an in die Schlagwortzeile zu tippen und bestätige mit der Enter-Taste. Hast Du bereits Schlagworte vergeben, erhältst Du von LIMES.building Vorschläge, die zur bisherigen Tastatur-Eingabe passen. Die Schlagwortliste verkürzt sich automatisch, ein bereits vergebenes Schlagwörter wird nicht noch einmal vorgeschlagen.

Setze so viele Schlagwörter, wie Du brauchst.

 

Schlagwörter ändern

Möchtest Du einen bereits vergebenen Begriff ändern oder einen Fehler korrigieren? Klicke per Doppelklick in das entsprechende Schlagwort. Wenn der Cursor erscheint, nehme die Änderung vor. Das Schlagwort wird jetzt in jedem Vorkommen innerhalb von LIMES building geändert.

 

Schlagwort löschen

Hast Du ein Schlagwort versehentlich gesetzt? Aktiviere das Schlagwort und klicke auf das X-Symbol zum Löschen.

 


FAQ

Das Schlagwort taucht nicht mehr in der Vorschlagsliste auf

Das Schlagwort bleibt so lange in der Vorschlagsliste, wie es innerhalb von LIMES.building verwendet wird. Wird das Schlagwort nicht mehr benutzt, taucht es nicht mehr in der Liste auf.